Tipps für erfolgreiche, virtuelle Meetings

Ist online das neue „Normal“?

Nur wenige Kunden kamen in den letzten Wochen und Monaten in unsere Agenturräume, um sich mit uns auszutauschen. Auch unsere Besuche beim Kunden haben sich durch Corona deutlich reduziert. Dabei lebt PR doch von einem ständigen Austausch. Und die persönlichen Gespräche waren immer wichtig, um nah am Kunden arbeiten zu können, die „Vibes“ zu spüren und gemeinsam auch einmal spontane Ideen weiter zu entwickeln.

Das müssen wir nun versuchen, virtuell zu leisten. Über MS Teams, Cisco Webex, Zoom, Skype oder Google Meet etc. treten wir mit unseren Kunden in den Austausch. Immer mit dem kleinen Fragezeichen: Funktioniert die Technik?

Im Laufe der letzten Wochen haben immer weiter dazu gelernt, wie wir die virtuelle Zusammenarbeit mit unseren Kunden gut gestalten.

Anwendertipps für erfolgreiche, virtuelle PR-Meetings

  • Technik testen: Vor dem virtuellen Meeting sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen passen (Ton und Webcam).
  • Agenda schicken: Wie bei einem persönlichen PR-Meeting auch sollte eine Agenda als Gesprächsleitfaden vorhanden sein. Diese wird vorab an die Teilnehmer verteilt und kann beim Meeting per Desktop-Sharing allen Teilnehmer angezeigt werden. Vorher solltet ihr euch abstimmen, wer aus dem Team den Bildschirm teilt.
  • Moderator bestimmen: Im besten Fall führt ein Moderator die Konferenz, um ein Durcheinander zu vermieden. Weiterhin schwierig bleibt: Dadurch, dass Teilnehmer oft parallel antworten, leidet die Akustik. Bei einigen Collaboration Tools lässt sich das durch „Handzeichen geben“ lösen, beispielsweise bei Zoom oder Microsoft Teams. Indem du deine virtuelle Hand hebst, signalisierst du, dass du dich beteiligen möchtest.
  • Kamera optimieren: Hier gilt die Devise, sich nach dem Kunden richten. Hat dieser die Kamera von Anfang aus, solltest auch du die Kamera deaktivieren. Sind Webcams aktiviert, ist die Kamera so einzustellen, dass Blickkontakt mit dem Gegenüber gewährleistet ist.
  • Nebengeräusche minimieren: Stummschalten, wenn kein Wortbeitrag erfolgt. Deutlich und mit angepasster Geschwindigkeit sprechen.
  • Fokus auf das Setting: Achte darauf, eine gerade Körperhaltung einzunehmen und darauf, dich nicht nach hinten oder stark nach vorne zu lehnen. Bei Kundengesprächen solltet ihr eine gemütliche Haltung und auch einen zu gemütlichen Look vermeiden.
  • Nicht ablenken lassen: Das finden wir ganz wichtig. Schließt sämtliche nicht benötigten Programme wie zum Beispiel das E-Mail-Programm. Stellt das Telefon um, so dass ihr während der Teamkonferenz telefonisch nicht gestört werden könnt. Legt Handys weg oder stellt sie lautlos. Nur so könnt ihr euch voll und ganz auf die Gesprächsinhalte konzentrieren.
  • Zeitlichen Rahmen festlegen: Die Aufmerksamkeit lässt bei virtuellen Meetings schneller nach. Nach einer Stunde sollte eine Pause von 10-15 Minuten eingelegt werden. Durchschnittlich halten wir eine Dauer von maximal zwei Stunden für virtuelle Meetings inkl. Pause für sinnvoll.

Die Tipps im Überblick:

Knigge für virtuelle Konferenzen

Für größere PR-Meetings bzw. -Präsentationen kann es sinnvoll sein, den Teilnehmern vorab einen Knigge „Erfolgreiche virtuelle Konferenzen“ zukommen zu lassen. Der Knigge enthält wichtige Spielregeln für die Konferenz, wie sie beispielsweise bei unseren Anwendertipps aufgeführt sind. Schön ist es, wenn diese Regeln zum Beispiel gezeichnet (Cartoon-Stil) transportiert werden. Das steigert die Akzeptanz auf Kundenseite und schafft eine lockere Atmosphäre.

Eines ist für uns klar: Auch wenn die Technik reibungsfrei funktioniert und die virtuellen Meetings mit unseren Kunden gut laufen, ersetzen sie nicht die jährlichen bzw. halbjährlichen persönlichen PR-Meetings. Kommunikation lebt einfach vom menschlichen Miteinander und dem persönlichen Austausch. Aber nun haben wir ja hoffentlich schon einen großen Teil der Durstrecke geschafft. Und wie Herr Drosten schon sagt: Bis nach Ostern müssen wir noch durchhalten. Das schaffen wir!

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