Zentrale Bausteine der Messekommunikation

Der Messe-Herbst steht vor der Tür: Mit Fachmessen wie der InnoTrans in Berlin oder der EuroTier in Hannover bieten sich für Industrieunternehmen gute Gelegenheiten, sichtbar zu sein. Wie erzeugt ihr rund um euren Messeauftritt Sichtbarkeit bei Stakeholdern wie Kunden, Partnern und Journalisten?

Sichtbarkeit entsteht nicht automatisch mit dem Messestand. Erst durch eine professionelle Messekommunikation, die abgestimmt auf weitere Vertriebs- und Marketingaktivitäten erfolgt, werdet ihr sichtbar – in den sozialen Netzwerken, der medialen Vor- und Nachberichterstattung rund um die Messe, im persönlichen Gespräch.

Messe-PR: gut vorbereitet kommunizieren     

Eine sorgfältige Vorbereitung der Messekommunikation ist das A und O. Viele PR-Maßnahmen wie die Pressearbeit benötigen Vorlaufzeit. So schließen zum Beispiel die Redaktionen der Fachmedien die Themenaufnahme für Messe-Sonderpublikationen oder ihre Vorberichterstattungen bereits Wochen vorher.

Wir empfehlen, die Planung der Messe-PR-Aktivitäten frühzeitig zu starten und die einzelnen Maßnahmen festzulegen – mindestens sechs Monate vor Messebeginn. Diese Maßnahmen gehören aus unserer Sicht und langjährigen Erfahrung unbedingt dazu:

• Messe-Pressemitteilung (für die Vorberichte)
• (Digitale) Pressemappe sowie ein Pressefach der Messe (online)
• Begleitende Social-Media-Arbeit
• Pressekonferenz und/oder Einzelgespräche vor Ort

Pressekonferenz: direkter Austausch, der nachhaltig wirkt

Die Möglichkeit, auf einer Messe mit den Fachjournalisten direkt in den Austausch zu gehen, solltet ihr unbedingt wahrnehmen. Das stärkt die partnerschaftliche Zusammenarbeit. Im Rahmen eines zentralen Pressetreffs oder auch einzelner Pressegespräche bringt ihr den Medienvertretern als Multiplikatoren euer Unternehmen und eure Expertise näher, gebt Hilfestellung, um neue Themen oder Produkte eures Unternehmens zu verstehen, liefert frisches „Futter“ für die Berichterstattung und intensiviert eure Kontakte zu den Fachmedien. Erforderliche organisatorische Maßnahmen sind:

• Einladung zur Pressekonferenz oder zu Einzelinterviews
• Follow-up (Nachfassen) und Anmeldemanagement
• Betreuung der Journalisten vor Ort
• Individuelle Bedarfsabfrage und Vereinbarung von Text-, Bild- oder Videomaterial für die Nachberichterstattung

Sichtbar bleiben – auch im Anschluss an die Messe

Mit dem Ende der Messe ist die Messe-PR selbst noch nicht abgeschlossen. Bereitet ihr die Journalistengespräche, Rückfragen und Artikelwünsche sorgfältig nach, bleibt ihr auch nach Schließen der Messetore sichtbar. Wichtig ist, den Kontakt zu den Journalisten weiter zu pflegen und an erreichte Artikelplatzierungen anzuknüpfen. Weitere Tipps für die Kontaktpflege mit Medienvertretern findet ihr auch hier.

Messe-Berichterstattung sammeln

Wie sichtbar, wie präsent wart ihr mit eurem Unternehmen im medialen Messekontext? Aufschluss darüber gibt ein auf die Messe zugespitzter Pressespiegel. Damit erhaltet ihr einen Überblick über die erzielte Berichterstattung und Hinweise, wie der Messeauftritt und die Neuheiten des Unternehmens aufgenommen wurden.

PR-Maßnahmen evaluieren

Eine Messe aus PR-Sicht nachzubereiten, heißt auch, die ergriffenen Maßnahmen zu evaluieren – anhand vorab definierter quantitativer (z. B. Mindestteilnehmerzahl am Pressetreff oder Anzahl an Berichterstattungen rund um die Messe) und qualitativer Kennzahlen (z. B.  Veröffentlichungen in Prio-1- und -2-Medien). Auch die ergriffenen Social-Media-Maßnahmen lassen sich auf Nutzerinteraktionen wie Likes, Shares und Kommentare, Views und Reichweite hin analysieren.

Insgesamt könnt ihr daraus Lehren im Hinblick auf Zeit- und PR-Maßnahmenplanung für die nächste Messe ziehen.

Messe-PR auf einen Blick

• Strategische Vorarbeit
• Messe-Pressemitteilung (Vorberichte) sowie Pressetexte im Vorfeld zu neuen Produkten
• Pressemappe & Pflege Pressefach
• Einladung zur Pressekonferenz oder zu individuellen Pressegesprächen
• Follow-up und Anmeldemanagement
• Betreuung der Journalisten vor Ort
• Begleitende Social-Media-Maßnahmen
• Platzierungen für die Nachberichterstattung
• Evaluierung