Wie Ihr das PR-Instrument sinnvoll nutzt

Jeder Mensch kommt täglich mit rund 3000 Marken in Berührung. Das gilt auch für Journalisten, in deren E-Mail-Postfach täglich eine Vielzahl von Pressemitteilungen eintrudelt. Um in dieser Flut von Informationen in Erinnerung zu bleiben, muss der Inhalt der Mitteilungen überzeugend sein. Doch wie kommt dieser überhaupt zum Journalisten? Im besten Fall über ein gut recherchiertes und strukturiertes Tool: den Presseverteiler.

Pressemitteilung geschrieben – was nun?

Ist die Pressemitteilung erstellt (worauf Ihr dabei achten müsst, erfahrt Ihr hier) muss sie an die richtigen Medienkontakte geschickt werden. Leichter gesagt als getan – denn der Versand erfordert eine Menge Vorarbeit. Der Aufbau eines individuellen Presseverteilers ist nämlich eine aufwändige Angelegenheit, die sich aber lohnt. Denn er ist die Basis für eine erfolgreiche, zielgruppenspezifische Pressearbeit. Für die Erstellung geben wir Euch ein paar Tipps mit auf den Weg:

Zielmedien recherchieren

Das wohl wichtigste an einem erfolgreichen Presseverteiler ist eine gründliche Vorab-Recherche, die vor allem zwei Fragen klären muss: Welche Medien passen zu uns und unserem Unternehmen? Und: Welche Zeitschriften liest unsere Zielgruppe? Das Durchblättern der Zeitschriften oder das Besuchen des Online-Auftritts – inklusive Blogs – helfen dabei.
Beachtet dabei, Medien spezifisch auf Eure Zielgruppe anzupassen. Von großen Tageszeitungen bis hin zu (kleineren) spezifischen Fachmagazinen und Regionalzeitungen.

Journalistenkontakte aufbauen

Habt Ihr Eure Medienliste beisammen, müsst Ihr überlegen, welche (auch freien) Journalisten Ihr in Euren Verteiler aufnehmen wollt. Informiert Euch – telefonisch oder online – ob bestimmte Journalisten in der Vergangenheit bereits über für Euer Unternehmen relevante Themen geschrieben haben. Oft ist auch auf der Website der jeweiligen Zeitschrift das Redaktionsteam mit Position und Spezialgebieten aufgelistet. Folgende Informationen solltet Ihr in den Verteiler aufnehmen:

• Vor- und Nachnahme des Journalisten
• Medium
• Kurzbeschreibung des Mediums
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Verlag
• Reichweite (Druckauflage, unique visits per month)
• Erscheinungsweise
• Zielgruppe

Weitere Tipps zum Umgang mit Journalisten und Redaktionen könnt Ihr hier nachlesen.

Individualität statt Massenversand

Es ist sinnvoll, mehrere branchenspezifische Verteiler anzulegen – so könnt Ihr beim Versenden der Mitteilungen speziell die Journalisten anschreiben, die für das Thema relevant sind. Damit vermeidet Ihr, dass ein Journalist, der auf das Thema Digitaler Arbeitsplatz spezialisiert ist, eine Mitteilung zu einem neuen Rechenzentrum erhält.

Ständige Pflege dringend nötig

Um einen professionellen Presseverteiler aufzubauen, braucht es Zeit und vor allem regelmäßige Updates. Achtet darauf, dass ihr den Verteiler nach jedem Versand einer Pressemitteilung aktualisiert – mindestens aber ein bis zweimal pro Jahr. Wenn Ihr mitbekommt, dass ein Journalist die Redaktion verlassen oder sich die Zeitschrift sogar aufgelöst hat, löscht Ihr den Kontakt am besten direkt. Informiert Euch außerdem zwischendurch, ob neue Medien und Journalisten für Euren Verteiler interessant sein könnten und nehmt sie mit auf. CRM-Tools wie PressFile oder Pressebox vereinfachen den Aufbau und die Pflege eines Verteilers sowie den Versand von Pressemitteilungen.

Wir hoffen, wir konnten Euch eine kleine Anleitung mit auf den Weg geben zum Aufbau eines Presseverteilers. Wenn Ihr die Kontakte gründlich recherchiert und den Verteiler regelmäßig pflegt, hilft er Euch bei einer zielführenden Pressearbeit.