Das Anmeldemanagement – so ist es effektiv

Neben einer (digitalen) Pressemappe ist ein gut geplantes Anmeldemanagement für eine erfolgreiche Messe-PR unerlässlich. Denn ein Messestand lebt unter anderem vom Austausch mit den Journalisten, die sich eure Exponate live anschauen oder sich über eure Dienstleistungen persönlich informieren. Doch wie schafft ihr es, möglichst viele Medienvertreter an euren Stand „zu locken“? Und wie behaltet ihr hierbei den Überblick?

Für ein erfolgreiches Anmeldemanagement – sei es für einen Pressetreff oder Einzelgespräche – lautet der erste Schritt: eure Messe-Highlights „unter die Leute bringen“ und mit interessanten Inhalten möglichst viele Journalisten zum Standbesuch bewegen. Damit das gelingt, solltet ihr bereits im Vorfeld der Messe verschiedene Maßnahmen umsetzen:

• Pressemitteilung: Ungefähr acht Wochen vor der Messe empfehlen wir den Versand einer Pressemitteilung. In dieser gebt ihr eure Teilnahme an der Messe sowie die dort vorgestellten Produkte beziehungsweise Dienstleistungen – bestenfalls Neuheiten – bekannt. Plant ihr einen Pressetreff, könnt ihr diesen in der Mitteilung bereits ankündigen. Darüber hinaus solltet ihr eure Standnummer und Kontaktmöglichkeiten preisgeben, damit die Journalisten proaktiv ihnen Standbesuch planen, ein individuelles Pressegespräch mit euch vereinbaren oder die Teilnahme am Pressetreff bestätigen können.
• Presseeinladung: Etwa sechs Wochen vor der Messe solltet ihr eine Presseeinladung versenden. Diese führt die auf der Messe vorgestellten Produkte/Dienstleistungen nochmal kurz und knackig auf, enthält alle relevanten Daten wie die konkrete Uhrzeit und den genauen Treffpunkt für den Pressetreff sowie Anmeldemöglichkeiten (Name, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) für diesen oder Einzelgespräche.

Nach dem Versand: die Arbeit geht weiter

Damit sich möglichst viele Journalisten an eurem Stand „blicken lassen“, hört die Arbeit nach dem Versand der Presseeinladung nicht auf. Stichwort: Follow up, also Nachfassen. Bei Medienvertretern, die sich bisher nicht gemeldet haben, solltet ihr circa zwei bis drei Wochen vor der Messe telefonisch oder per E-Mail nachfragen, ob sie am Pressetreff teilnehmen möchten oder sich vielleicht ein Einzelgespräch wünschen. Am besten legt ihr hierfür eine Liste an. In dieser könnt ihr beispielsweise Name und Medium auch während der Messe nochmal schnell nachlesen und im Auge behalten, ob alle angemeldeten Personen vor Ort erschienen sind. In der Spalte „Bemerkungen“ könnt ihr außerdem beispielsweise nachhalten, ob sich der Journalist im Nachgang zur Messe weitere Informationen wünscht.

Tipp 💡
Eine weitere Liste während des Follow ups, die den aktuellen Stand im Blick hat und beispielsweise aufführt, welcher Journalist euch warum abgesagt hat, macht ebenfalls Sinn. Vielleicht ergibt sich aus dem Follow up ja eine andere Möglichkeit zur Zusammenarbeit?

Im Anschluss an die Messe: Nachbereitung ist gefragt

Die Messe ist vorbei, die Arbeit getan? Das stimmt so (leider) nicht. Zu einem guten Anmeldemanagement gehört auch eine sorgfältige Nachbereitung. Im Anschluss an die Messe solltet ihr daher schriftlich festhalten, wie die Gespräche mit den Journalisten verlaufen sind und ob sich aus ihnen eventuell Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit ergeben haben. War der Journalist an weiteren Informationen oder sogar an einem Artikel oder Interview interessiert? Dann solltet ihr noch einmal Kontakt aufnehmen. Nicht selten kommt es außerdem vor, dass Journalisten am Stand Fragen zu euren Produkten stellen, die ihr nicht ad hoc in vollem Umfang beantworten könnt. Fehlende Informationen solltet ihr den Journalisten zeitnah nachliefern. Und Augen auf: Konntet ihr mit eurem Messeauftritt überzeugen, findet ihr euch vielleicht das ein oder andere Mal in der Nachberichterstattung wieder. Ein Messe-Pressespiegel ist für alle Beteiligten interessant.

Unsere nächste „große“ Messe ist die Agritechnica in Hannover, bei der wir unseren langjährigen Kunden Vogelsang begleiten. Stay tuned – vielleicht lest ihr ja an dieser Stelle bald mehr davon 😉.