Pressetreffs auf Messen

Tipps für den erfolgreichen Austausch mit Journalist:innen

Messen sind wieder in vollem Gange. Ob LogiMAT, Hannover Messe oder AGRITECHNICA – auch für die Branchen unserer Kund:innen sind 2023 einige große Veranstaltungen dabei, die einer guten Vorbereitung bedürfen. Um mit den Medienvertreter:innen ins Gespräch zu kommen, eignet sich ein Format besonders gut: der Pressetreff. Worauf es hierbei ankommt, haben wir für euch zusammengefasst.

Pressetreff – warum überhaupt?

Auf Messen „tummeln“ sich die Journalist:innen, um Material zu sammeln und sich über Neuigkeiten der Unternehmen zu informieren. Ein Pressetreff als zentrale Veranstaltung ist eine gute Gelegenheit, um ihnen euer Unternehmen und eure Expertise näher zu bringen. Gleichzeitig intensiviert ihr eure Kontakte zu den Fachmedien und gebt ihnen – im besten Fall – neues „Futter“ für die Berichterstattung. Dazu zählen (exklusive) News, die Stoff für Artikel, Praxisbeiträge oder einen Kommentar bieten, sowohl für Print-Publikationen als auch für die Online-Kanäle oder digitale Formate. Gleichzeitig soll der Pressetreff eine Hilfestellung für die Journalist:innen sein, um neue Themen oder Produkte eures Unternehmens zu verstehen.

Das A und O: die Vorbereitung

Folgende Maßnahmen solltet ihr im Vorhinein eines Pressetreffs umsetzen, um möglichst viele Journalist:innen zur Teilnahme zu bewegen:

Pressemitteilung und -einladung: Ungefähr acht Wochen vor der Messe empfehlen wir den Versand einer Pressemitteilung. In dieser gebt ihr eure Teilnahme an der Messe sowie die dort vorgestellten Produkte beziehungsweise Dienstleistungen – idealerweise Neuheiten – bekannt. Die Meldung enthält darüber hinaus bereits Standnummer und Kontaktmöglichkeiten, um einen Besuch beim Pressetreff oder alternativ ein individuelles Pressegespräch zu vereinbaren.
Den Versand einer Presseeinladung setzen wir für circa sechs Wochen vor der Messe an. Diese führt die auf der Messe vorgestellten Produkte/Dienstleistungen nochmal in aller Kürze auf, beinhaltet die konkrete Uhrzeit, den genauen Treffpunkt für den Pressetreff und Anmeldemöglichkeiten.
Follow up: Damit sich möglichst viele Journalist:innen zu eurem Pressetreff anmelden, hört die Arbeit beim Versenden der Presseeinladung nicht auf. Bei Medienvertreter:innen, die sich bisher nicht gemeldet haben, solltet ihr zwei bis drei Wochen vor der Messe telefonisch oder per E-Mail nachfragen, ob sie am Treff teilnehmen möchten. Bestenfalls legt ihr hierfür eine Liste an, die alle bereits angemeldeten Journalist:innen beinhaltet, Platz für Bemerkungen lässt und auf der ihr Name und Medium auch während des Pressetreffs nochmal schnell nachlesen könnt.
Pressemappe: Damit ihr den Medienvertreter:innen auf dem Pressetreff auch etwas mit an die Hand geben könnt, empfehlen wir eine vorbereite Pressemappe.Diese beinhaltet Produkt- und Unternehmensinfos, Broschüren und Bilder. Die Mappe könnt ihr per (individuell gestaltetem) USB-Stick an die Journalist:innen geben. Ein paar Print-Exemplare solltet ihr ebenfalls in der Hinterhand haben.
Ziele und Botschaften: Vor dem Pressetreff (und auch vor Einzelgesprächen auf der Messe) solltet ihr euch einige Fragen stellen:
- Mit wem habe ich es zu tun? (Medium, Ansprechpartner, Erfahrung, Themenfokus etc.) Welche Informationen sind für die Journalist:innen relevant? Welche Botschaften sind mir wichtig? Sind die Botschaften für die Leser:innen der Medien interessant? Womit kann ich diese Botschaften untermauern (Zahlen, Daten, Fakten)? Was soll bei den Journalist:innen hängen bleiben?
Standrundgang planen: Einleitung, Hauptteil, Schluss – nicht nur ein Text besteht aus diesen Bausteinen, sondern auch ein Pressetreff. Die „Einleitung“ schließt die Begrüßung, eine kurze Skizze des Ablaufs sowie den Hinweis ein, dass während des Rundgangs Fragen erwünscht sind. Für den anschließenden „Hauptteil“ solltet ihr euch den „Tour-Ablauf“ für die Journalist:innen überlegen – welches Exponat zeigt ihr zuerst? Welches ggf. nur kurz oder welches lasst ihr sogar ganz aus? Für jedes Exponat solltet ihr euch zentrale Aussagen und Botschaften zurechtlegen.Zum Schluss müsst ihr euch überlegen, wo das Ende des Rundgangs sinnvoll ist. Fällt dieses in die Mittagszeit, bietet den Journalist:innen einen kleinen Snack an. Dabei ergeben sich auch nochmal Gelegenheiten zum persönlichen Austausch.

Es ist so weit: die Durchführung des Pressetreffs

Der Tag ist gekommen – der Pressetreff steht an. Wir empfehlen, pünktlich mit dem Termin zu starten, denn der Zeitplan der Journalist:innen ist auf Messen eng getaktet. Sollten zu Beginn noch nicht alle Teilnehmer:innen eingetroffen sein, könnt ihr am Treffpunkt eine:n Mitarbeiter:in positionieren, der die „Nachzügler:innen“ begrüßt und zu euch führt.

Nach einer persönlichen Begrüßung startet ihr den Standrundgang. Diesen solltet ihr idealerweise als Team aus Marketing und (für technische Fragen) Vertrieb, Entwicklung oder Konstruktion durchführen. Beim Rundgang gilt: die in der Pressemitteilung angekündigten Neuheiten zuerst vorstellen. Diese interessieren die Journalist:innen am meisten und bringen euch Berichterstattung ein. Zudem solltet ihr darauf achten, die Informationen mit fachlicher Tiefe verständlich, in einfacher Sprache zu formulieren und die Informationen durch Bilder, Videos und Beispiele zu visualisieren. Lasst nach jedem Ausstellungsobjekt Zeit für Fragen und bleibt auch bei kritischen Fragen gelassen. Vor oder nach dem Presserundgang könnt ihr den Journalist:innen eure Pressemappe anbieten.

Nach dem Pressetreff: die Arbeit geht weiter

Während des Pressetreffs ergeben sich meist noch Fragen seitens der Medienvertreter:innen, die ihr nicht immer alle aus dem Stehgreif beantworten könnt. Diese solltet ihr nachhalten und die Antworten möglichst schnell nachliefern. Außerdem empfehlen wir, im Anschluss an die Messe nochmal Kontakt zu einzelnen Journalist:innen aufzunehmen und weitere Informationen, mögliche Themen für einen Fachartikel und ggf. Gespräche anzubieten. Denn beim Pressetreff zählt nicht nur die optimale Vor-, sondern auch die Nachbereitung.

Worauf es sonst noch bei einer Messe ankommt, erfahrt ihr hier.