WhatsApp, Facebook Messenger und Telegramm – Messenger Dienste sind aus der privaten Kommunikation nicht mehr wegzudenken und ersetzen häufig Telefonate, SMS oder E-Mails. Aber können diese Dienste auch zur sinnvollen Kommunikation innerhalb eines Unternehmens genutzt werden? Und was müssen Unternehmen dann im Hinblick auf Datenschutz und Nutzung beachten?

Hier mal eine kurze Nachricht per Smartphone verschicken, am besten noch mit einem Foto und Video hinterher – in Echtzeit die Familie und Freunde am Leben teilhaben lassen. Aber funktioniert diese Form der Kommunikation auch zwischen Arbeitgeber und -nehmer bzw. den Mitarbeitern untereinander? Es klingt im ersten Moment vielleicht erstaunlich, aber das ist in vielen deutschen Büros schon Alltag. Denn richtig eingesetzt und genutzt, können Messenger-Dienste die Kommunikation innerhalb des Unternehmens deutlich effizienter gestalten.

Doch bevor Unternehmen Messenger-Dienste in der internen Kommunikation einführen, müssen sie sich folgende zentrale Fragen stellen:

  • Welche Ziele verfolgen wir mit der Einführung eines Messenger-Dienstes?
  • Welche Themen und Inhalte sollen darüber kommuniziert werden?
  • Welche Personengruppen innerhalb des Unternehmens beziehe ich ein? Alle oder nur ausgewählte Mitarbeiter? Unterteile ich die einzelnen Abteilungen in einen Gruppenchat oder nicht?
  • Sind alle meine Mitarbeiter damit einverstanden, einen Messenger-Dienst zur Kommunikation zu nutzen?
  • Gibt es Zeiten in denen Mitarbeiter immer erreichbar sein müssen? Wie gestaltet sich die Kommunikation über den Messenger außerhalb der Arbeitszeit?
  • Welche technischen Gegebenheiten liegen vor? Nutzen meine Mitarbeiter Firmen-Smartphones oder private Geräte?
  • Welche sicherheitstechnischen Fragen muss ich im Vorfeld klären?

Die Kommunikation der Mitarbeiter über Messenger-Dienste bringt durchaus Vorteile. Arbeitgeber reagieren damit auf das sich ändernde Kommunikationsverhalten von Mitarbeitern und auch Kunden; sie machen sich bei vielen Mitarbeitergruppen als Arbeitgeber attraktiver. Die Arbeitswelt verändert sich zunehmend. Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Regelungen setzen sich mehr und mehr durch. Während Arbeitnehmer bei der Nutzung der dienstlichen E-Mails häufig noch auf die Nutzung eines PCs angewiesen sind, erreichen Arbeitgeber über Messenger-Dienste meist eine Vielzahl der Mitarbeiter.

Speziell die Klärung sicherheitstechnischer Fragen ist für die Einführung essenziell. Mobile Security und DSGVO sind hier die wichtigen Stichwörter, denn jedes mobile Endgerät im Firmennetzwerk kann ein potenzielles Risiko darstellen und dazu gehören Smartphones, die zur internen Kommunikation genutzt werden.

WhatsApp oder Teamwire?

Im Bereich der Messenger-Dienste sollten Unternehmen vor allen Dingen darauf achten, welchen Messenger sie nutzen. WhatsApp ist für Unternehmen im Hinblick auf die DSGVO keine gute Lösung. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA und an andere Unternehmen des Facebook-Konzerns sowie die Nutzung der Daten durch WhatsApp widersprechen deutlich den Anforderungen der DSGVO. Besser sind spezialisierte Business-Messenger-Dienste wie beispielsweise Teamwire oder Threema.Work, die einen verschlüsselten Datenaustausch gewährleisten. Sie arbeiten auch durchgängig transparent in Bezug auf die Verwendung personenbezogener Daten.

Permanente Erreichbarkeit der Mitarbeiter?

Damit Messenger-Dienste für Unternehmen und Mitarbeiter eine Bereicherung sind und auch bleiben, sind feste Richtlinien und ein Regelwerk notwendig. Zu welchen Zeiten sollen Mitarbeiter über den Messenger erreichbar sein und welche Vorgabe gilt außerhalb der Arbeitszeit? An welche Guidelines sollen sich die Nutzer bei dem Verfassen von Nachrichten halten? Wenn all diese Punkte beachtet und umgesetzt werden, tragen Messenger Dienste zu einem modernen und effektiven Arbeitsklima bei.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s