Früher war sie der direkte Draht zwischen Unternehmen und Journalisten, gut besucht, und nebenbei auch ein gutes Geschäft für PR-Agenturen: die Pressekonferenz. Was für Konzerne und große Firmen Pflicht war, war ebenso mittelständischen und kleinen Firmen ein beliebtes Instrument für die Kommunikation, auch im B2B-Bereich. Heute geht alles (auch in der Unternehmenskommunikation) online, viel schneller und weniger ins Detail. Ist die Pressekonferenz als PR-Instrument damit out? Hat sie ihre besten Zeiten gehabt? Und schaut überhaupt noch jemand vorbei?

Fangen wir mit der letzten Frage an: Journalisten haben wenig Zeit – heute noch weniger als jemals zuvor.  Die Wahrscheinlichkeit, dass sie drei oder mehr Stunden für die Anreise, Teilnahme und Nachbereitung eines solchen Event „opfern“ werden, sinkt damit stetig. Dennoch werden Veranstaltungen – von kleineren Unternehmen, von den großen DAX-Unternehmen sprechen wir hier nicht – wahrgenommen, wenn sie einen Mehrwert bieten: die Möglichkeit zum persönlichen Gespräch mit Führungspersönlichkeiten oder Fachleuten und – bei komplizierten Sachverhalten –  Erläuterungen von Fachthemen sowie die Option für direktes Nachfragen. Umfragen zufolge verliert die Pressekonferenz unter Journalisten an Bedeutung, wie auch eine ECCO-Studie über künftige Kommunikationskanäle bestätigt. Dennoch schätzen Redakteure weiterhin den persönlichen Kontakt zu Unternehmensvertretern, und dieser ist auf Pressekonferenz nun mal zu haben.

Perfekte Zeit und Format für Deine Pressekonferenz

Begünstigen kann man die Teilnehmerzahl durch gute Vorausplanung: In erster Linie gilt es, Konkurrenzveranstaltungen zu recherchieren, um auszuschließen, dass es zu Überschneidungen kommt. Dies kann man über Fachmedien herausfinden, die oft einen Online-Terminkalender für ihre jeweilige Branche führen. Auch Verbände oder der Wirtschaftskalender von finanzen.net sind geeignet. Schon der Vorabend oder Folgetag einer Branchenkonferenz sind für eine eigene Pressekonferenz ungeeignet, da Journalisten für diese Tage oft schon volles Programm haben. Auch sind nicht alle Tageszeiten günstig für die Presse: Wer etwas Aktuelles berichtet, muss das am Vormittag tun – schließlich müssen die Pressevertreter den Rest des Tages noch zurück in die Redaktion und ihren Artikel schreiben. Geht es eher um Hintergrundgespräche, zeitlich etwas unabhängiger, dann ist ein Format am Abend passend (obgleich man auch hier berücksichtigen sollte, dass Journalisten auch nur Menschen sind und vielleicht einfach mal frei haben wollen…).

All diese Parameter bestimmen letztlich das Format der Veranstaltung: Die Pressekonferenz ist, allein aufgrund ihrer Größe, ein klassischer Vortrag mit anschließender Q&A-Runde. Das Pressegespräch verläuft etwas persönlicher, Fragen sind allzeit zugelassen und es kann sich auch zwischendurch mal eine Diskussion entspinnen. Einen hochwertigen Charakter haben dagegen Round Tables, Pressefrühstücke (logisch: früh am Morgen) oder gerne auch Kamingespräche (abends, bei jedem Wetter ;-). Sie haben den Anspruch, einen exklusiven Kreis mit möglichst exklusiven Informationen zu versorgen. Aber Vorsicht: Bitte nicht wuchern mit einem Elefanten, um dann später eine Maus zu präsentieren – das kommt bei der Presse schlecht an und wird mit Ignoranz abgestraft.

Welcher Ort für eine Presseveranstaltung ist günstig? Das Internet?

Kommt auch wieder drauf an: Hast Du etwas zu zeigen? Nicht transportable Produkte, die Produktion selbst oder ein neues Firmengebäude? Es kann sein, dass es dann für die Medien tatsächlich interessant ist, in Euer Unternehmen zu kommen. KANN – denn nicht alles, was der Firmengründer selbst spannend findet, muss auch für die breite Medienöffentlichkeit von Interesse sein. Hier sollten Unternehmen (mit der Hilfe ihrer Agentur) sehr objektiv herangehen und sich die Frage stellen, was der Nutzen einer Ortsbegehung ist. In den allermeisten Fällen sind eine gute Verkehrsanbindung und möglichst geringer Zeitaufwand für die Journalisten die wesentlichen Kriterien für ihre Teilnahme. Neben den Inhalten natürlich!

Ein weiterer Ort, der bedacht werden sollte, ist das Internet. So wie auch viele Unternehmen ihre Kunden über Webinare informieren, könnten sich auch noch mehr PR-Verantwortliche dem Online-Format öffnen. Viel zu selten ziehen PR-Leute in Erwägung, dass eine Web-Konferenz den gleichen Effekt der Informationsweitergabe haben könnte wie ein echtes Treffen. Anbieter gibt es genug und der Aufwand ist auch für die meist viel beschäftigten Sprecher geringer. Zudem bietet das die Möglichkeit, eine Pressekonferenz mit den Social Media-Aktivitäten des Unternehmens zu verknüpfen.

Content – gilt auch für die Presseveranstaltung

Eigentlich ist oben bereits alles gesagt: Der Anlass für eine Pressekonferenz sollte gewichtig sein. Präsentiert werden sollten eine Produktneuheit, frische Zahlen oder eine aktuelle Studie – alles N-E-U, denn für Pressevertreter ist sonst einfach die Zeit zu schade. Relevant ist es auch, Personen zu treffen, die sonst nur schwer oder nie als Gesprächspartner zur Verfügung stehen, etwa ein CEO, der sonst am anderen Ende der Welt weilt. Doch auch hier ist die jeweilige Unternehmensgröße entscheidend, und bitte auch wieder aus ganz neutraler Perspektive zu betrachten: Welche Relevanz hat der Gesprächspartner wirklich für die addressierte Leserschaft?

Fazit: Die Entscheidung für ein Presse-Event sollte sorgsam abgewogen werden. Sind die News gehaltvoll genug? Habe ich den richtigen Rahmen und das richtige Format, um meine Key-Journalisten zu interessieren? Wenn ja, dann lohnt sich auch der Aufwand. Ansonsten ist es in der schnelllebigen Medienwelt sehr empfehlenswert, sich für die unkompliziertere Online-Variante zu entscheiden – da dürfen sich viele Unternehmen noch stärker öffnen.

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Zusatz-Info PK-Organisation – die wichtigsten To Do’s

Was im Agenturalltag oft als „Basics“ verbucht wird, muss dennoch gut gemacht sein. Hier die wichtigsten Vorbereitungsschritte für eine Pressekonferenz:

  • Inhalte festlegen (Studie, Marktzahlen, Unternehmenszahlen, Produktinnovation usw.)
  • Zielmedien definieren (Tages-, Wirtschafts- oder Fachpresse – oder alle?)
  • Eine Präsentation mit den wichtigsten Inhalten erstellen (grob)
  • Daraufhin eine Presseeinladung versenden: rechtzeitig (2-3 Wochen) vor dem Termin und mit einfacher Online-Anmeldemöglichkeit
  • Termin in Online-Kalender oder bei relevanten Verbänden eintragen (lassen)
  • Anmeldefrist setzen und ggf. anschließend nachhaken
  • Pressematerialien vorbereiten: mindestens Präsentation/Studie, Pressemitteilung, Unternehmens- und Sprecherprofile, hochauflösendes Bildmaterial.
  • Natürlich: Tischschilder für die Referenten und Namensschilder für alle Teilnehmer erstellen
  • Ein kleines Catering einplanen (nicht zu viel, die Teilnehmer greifen meistens nur einmal kurz zu)
  • Am Tag der Veranstaltung: Früh genug am Ort des Geschehens sein, um alle Teilnehmer in Empfang zu nehmen und die Presseunterlagen auszugeben
  • Zu Beginn kurz in das Thema einführen und die Agenda des Tages erklären, dabei auch mitteilen, wann, wo und mit wem die Möglichkeit zu Fragen oder einem Einzelgespräch gegeben ist!
  • Im Nachhinein zuverlässig als Ansprechpartner für weitere Fragen oder Materialwünsche erreichbar sein.

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