Die Notwendigkeit von Social Media Guidelines

Warum Social Media Guidelines wichtig sind

Im Rahmen unserer Beratung zu Social-Media-Aktivitäten kommen wir auch immer wieder auf das Thema Social Media Guidelines. Braucht man sie?
Ja, man braucht sie, auch wenn viele Aspekte bereits mit Arbeitsverträgen oder dem gesunden Menschenverstand abgedeckt sind. Sobald Unternehmen mit regelmäßigen strategischen Social-Media-Aktivitäten anfangen, muss zum Beispiel klar sein, wie die Umgangsformen auf den Plattformen sein sollen, welche betrieblichen und gesetzlichen Vorgaben einzuhalten sind, wie mit Fehlern und Kritik umgegangen wird und was in Krisensituationen zu tun ist.

Viele wissen zum Beispiel nicht, dass Fotos der Mitarbeiter (z.B. von Firmen- und sonstigen Veranstaltungen) nicht einfach ohne deren (schriftliche!) Zustimmung auf den Social-Media-Profilen geteilt werden dürfen.
Gute Guidelines ebnen den Weg für einen professionellen Einstieg in die Welt der sozialen Medien und schützen vor Stolpersteinen. Deswegen ist das Thema Social Media Guidelines auch immer Teil eines Social-Media-Workshops zu Beginn unserer Social-Media-Beratung.

Hemmschwelle im Social Web ist niedrig

Wie es allgemein auf den sozialen Netzwerken zu beobachten ist, ist die Hemmschwelle für harsche, persönliche Kritik in der Form von verletzenden Beitragen und Kommentaren niedrig. Opfer sind nicht nur Promis, sondern theoretisch jedermann. Bereitwillig zeigen sich Menschen auch beim Teilen privater Informationen zum Beispiel zum Urlaubsziel, Aktivitäten mit ihrer Familie/ihren Kindern, ihren Musik- und Essensvorlieben und vielem mehr.

Klare Regeln in den Guidelines

Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen für betriebliche Social-Media-Plattformen klare Regeln aufstellen. Mitarbeiter müssen sich bewusst sein, dass sämtliche privaten Äußerungen auf seinen Arbeitgeber zurückfallen können. Für die Unternehmensreputation ist es zudem essentiell, dass gute Manieren und respektvolles, höfliches Verhalten gewahrt werden. Dass das Social-Media-Team im Unternehmen diese Fähigkeiten besitzt, ist Grundvoraussetzung für einen achtsamen und professionellen Firmenauftritt im Social Web. Aber auch die anderen Mitarbeiter, die man ja aktiv an den sozialen Medien beteiligen möchte, sollten hierfür sensibilisiert werden.

Mitarbeiter werden zu Kunden

Wichtig bei alledem: Social Media-Kommunikation ist keine 1:1 Kommunikation. Wer Social Media betreibt, der muss zum Ziel haben, in den Dialog mit seinen Zielgruppen zu treten. Je mehr sich die Zielgruppen in Form von Shares (Gefällt mir-Angaben, Kommentieren, Teilen) beteiligen, desto besser für die Reichweite. Mitarbeiter spielen deswegen eine wichtige Rolle als Markenbotschafter im Unternehmen.

Wie wir alle wissen, werden Richtlinien oft geschrieben und dann nie wieder gelesen. Wie schafft man es als Unternehmen, dass dies anders läuft? Hier ein paar nützliche Hinweise:

Schreiben Sie nicht allgemein, sondern ganz konkret auf Ihr Unternehmen bezogen. Vermeiden Sie Allgemeinplätze. Konzentrieren Sie sich dabei auf das Wesentliche und unterfüttern sie die Punkte mit konkreten, anschaulichen Beispielen. Wer zu viele marginale Punkte aufnimmt, der erreicht oft nicht das Ziel.
Schaffen Sie bei den Formulierungen eine positive Atmosphäre. Guidelines sollen lenken und motivieren, nicht richten. Dennoch gehören rechtliche Aspekte (gesetzliche und betriebliche Vorgaben) auch in die Guidelines. Denn oberstes Ziel der Richtlinien ist es, dass sich Unternehmen und Mitarbeiter sicher und auch rechtssicher in den sozialen Netzwerken bewegen. Tipps zu den rechtlichen Aspekten gibt es von Rechtsanwältin Nina Diercks. Auch wir selbst haben in einem Blogbeitrag die wichtige Tipps für den rechtskonformen Betrieb von Social-Media-Plattformen aufgeführt.
Nehmen Sie sich Zeit für die Integration der Social Media Guidelines in Ihrem Unternehmen. Selbst wenn sie noch so treffend formuliert und grafisch oder sogar multimedial aufbereitet sind, dauert es, bis sie wirklich angenommen werden. Binden Sie Ihre Mitarbeiter immer wieder ein in den Social-Media-Prozess und weisen Sie immer wieder darauf hin (vielleicht auch am Beispiel anderer Unternehmen), wie schnell in der digitalen Kommunikation Fehler unterlaufen können.
Ihre Mitarbeiter sind in puncto Social Media eigentlich Ihre Kunden. Sehen Sie sie als eine Hauptzielgruppe bei Ihren Aktivitäten an und treten Sie Ihnen mit Respekt gegenüber.

Eine unserer Lieblingslektüren für den Bereich Social Media für Unternehmen ist immer noch das Buch „Social Media Manager“ von Vivian Pein – Handbuch für Ausbildung und Beruf. Die Autorin beschreibt sehr eingängig und fundiert die Grundlagen rund um das Social Media Management in Unternehmen. Im Dezember erscheint das Buch als Neuauflage.

Regeln zum rechtskonformen Aufbau von Social-Media-Plattformen haben wir hier aufgeführt.

Social Media Guidelines in der Praxis

Und wer mal einen Einblick bekommen möchte, wie Unternehmen Social Media Guidelines umgesetzt haben, kann hier vielleicht ein paar Anregungen bekommen: