Zwischen Kommunikation und Kaffeekonsum

Einen wiederkehrenden Alltag findet man in einer PR-Agentur eher selten – auch wir bei
VOCATO public relations bilden da keine Ausnahme. Wir können uns morgens nie hundertprozentig sicher sein, womit wir uns den Tag über beschäftigen. Aber mit einer guten Portion Tatkräftigkeit, kompetenten Kolleginnen und hin und wieder einem Geburtstagkuchen konnten wir bisher noch jede Aufgabe meistern.

Und so könnte ein Tagesablauf in unserer PR-Agentur in Köln aussehen:

8:30 Die Erste, die ankommt, hat schon allerlei zu tun – Spülmaschine ausräumen, Kaffeemaschine anmachen und Anrufbeantworter ausschalten. Fast wie zu Hause!

9:00 Nachdem der Computer hochgefahren ist, werden erstmal die Mails gecheckt. Wir alle nehmen uns morgens dafür Zeit, die wichtigsten Branchennews zu überfliegen, um für unsere Kunden auf dem neuesten Stand zu bleiben.

9:30 Einmal in der Woche treffen wir uns zum gemeinsamen Team-Meeting in unserem Konferenzraum. So stellen wir sicher, dass wir alle – zumindest grob – darüber Bescheid wissen, welche akuten Aufgaben gerade in den einzelnen Projekt-/Kunden-Teams anstehen. Gibt es eine besondere Herausforderung? Ist ein Kunde unzufrieden? Fehlt noch die zündende PR-Idee? Hierüber tauschen wir uns aus und holen uns Rat.

10:00 Wenn Pressemitteilungen versendet werden, dann vormittags, damit die Redaktionen die Meldungen gleich tagesaktuell einplanen können. Pressemitteilungen versenden wir per Mail an einen individuellen Presseverteiler. Dabei achten wir streng auf Formalitäten wie die einheitliche Formatierung, Beschriftung der Anhänge und funktionierende Links. Alles für sich genommen nur Kleinigkeiten, aber zusammen machen sie – neben dem Inhalt versteht sich – eine gute Pressemitteilung aus, die in den Redaktionen Beachtung findet.

10:32 Mitten im Versand der Pressemitteilung klingelt das Telefon – der Redakteur einer wichtigen Finanztageszeitung braucht für seinen Artikel noch ganz schnell und ganz dringend ein Experten-Statement unseres KMU-Kunden (tatsächlich sind die meisten unserer Kunden Mittelständler). Nur leider ist der Verantwortliche heute nicht im Haus… In Absprache mit der Presseabteilung muss jetzt also kurzfristig ein anderer Sprecher mit Expertise gefunden werden. Nach kurzem Hin und Her ist klar, wer im Namen des Unternehmens spricht und der Redakteur leitet seine Fragen für ein Kurzinterview am Nachmittag weiter.

11:00 Zurück zum Versand der Pressemitteilung. Nur noch das Bildmaterial anhängen, dann kann die Mail auch schon abgeschickt werden.

11:13 Erstmal noch einen Kaffee holen.

11:15 It’s Clipping-Time! Die Studie einer unserer Kunden hat in der Presse großen Anklang gefunden. Unsere Aufgabe ist es nun, die Veröffentlichungsbelege Online- und Printmedien zu sammeln, um diese anschließend zu katalogisieren und auszuwerten – auch für die Medienresonanzanalyse am Ende des Jahres.

Die einzige Aufgabe, die bei uns verlässlich wirklich jeden Tag aufs Neue in Angriff genommen wird, ist die Zubereitung von Mittagessen 🙂

12:30 Wenn es die Zeit zulässt, machen wir als Team gemeinsam Mittagspause. Etwas hektisch wird es zeitweilig vor den Mikrowellen, da kann sich schon mal eine kleine Warteschlange
bilden.

13:30 Zum Glück ruft der Redakteur mit der eiligen Anfrage pünktlich an! Das Gespräch dauert nicht lange, dann sind auch schon alle Fragen beantwortet. Allerdings muss die Freigabe der Zitate bis heute um 16 Uhr erfolgen, damit der Artikel noch in der morgigen Ausgabe erscheinen kann…

13:45 Jetzt wird richtig in die Tasten gehauen – ein Whitepaper will geschrieben werden. Nach ausführlichen Briefing-Gesprächen mit den Experten und intensiver Recherche erstellen wir ein Dokument, in dem die Expertise unseres Kunden auf dem entsprechenden Themengebiet hervorgehoben wird. Für so einen Beitrag nehmen wir uns immer viel Zeit und arbeiten sehr gründlich. Nach dem Vier-Augen-Prinzip wird der Text mehrfach gelesen und verbessert, bis er fehlerfrei ist und einen echten Mehrwert für die Leser bietet. Danach schicken wir den Artikel natürlich zur fachlichen Freigabe noch an den Kunden. Bis zur Veröffentlichung können so schon mal einige Wochen vergehen.

15:27 Die Zitate vom Redakteur mit der eiligen Anfrage sind da! Die werden gleich an die Presseabteilung unseres Kunden weitergeleitet, halten aber der ersten fachlichen Prüfung nicht stand. Erst nach kleineren Diskussion und finalen Änderungen wird die Freigabe erteilt… puh! Kurz vor Redaktionsschluss ist alles unter Dach und Fach und unser Kunde kann sich am nächsten Tag über eine Erwähnung in der Tagespresse freuen.

15:37 Es ist definitiv Zeit für mehr Kaffee. Und für Schokolade!

15:42 Ein Journalist von einer renommierten Kölner Tageszeitung hat eine Interviewanfrage an den Geschäftsführer unseres Kunden. Jetzt gilt es, einen Termin für ein Telefoninterview zu organisieren, vorab einen Fragebogen zu erstellen und zusätzliche Materialien zusammenzutragen. Häufig sind wir als PR-Agentur beim Interview selber mit dabei, um den PR-Inhalt zu kontrollieren und die Wirksamkeit aller Aussagen nachzuvollziehen.

17:10 Das Meeting mit der Kommunikationsabteilung unseres Kunden am nächsten Tag muss noch final vorbereitet werden. Darum überprüfen wir nochmal alle Dokumente, gehen noch einmal über die Präsentation und drucken alle notwendigen Unterlagen aus.

17: 46 Für einige unserer Kunden bespielen wir regelmäßig die unternehmenseigenen Social-Media-Kanäle mit aktuellen News – ein immer wichtigerer Teil der Öffentlichkeitsarbeit. Um einen glaubwürdigen Auftritt hinzulegen und um den möglichen „Shitstorm“ zu vermeiden oder zu antizipieren, ist es unerlässlich, hier immer am Ball zu bleiben und auch den Mitarbeitern
Social Media Guidelines an die Hand zu geben.

18:17 Geschafft! Spülmaschine an, Licht aus und bis morgen!

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