Das Highlight im Marketing-Jahr

Die großen Leitmessen in Deutschland, aber auch weltweit ziehen trotz wachsender digitaler Informationskultur immer mehr Aussteller und Besucher an. Und viele Messeplätze erweitern ihre Hallenkapazitäten. Es geht eben scheinbar doch nichts über den persönlichen Austausch, das wahrhaftig vorliegende Produkt im direkten Vergleich zu Wettbewerbsangeboten.

PR-Vorbereitungen für Messen kommen oft zu kurz

Unternehmen haben mit den Vorbereitungen auf „ihre“ Messen alle Hände voll zu tun. Zumeist ist die Marketing-Abteilung zuständig, kümmert sich um Messestand-Gestaltung und -Aufbau, TV-Screens, Art und Umfang der Exponate, Broschüren und Werbemaßnahmen, Standpersonal sowie um die Logistik rund um den Messeauftritt. Bei all diesen Aufgaben ist es nicht ganz verwunderlich, dass die Messe-PR, insbesondere Pressearbeit oftmals aus dem Blickfeld gerät. Das ist deswegen  besonders ungünstig, weil viele PR-Maßnahmen Vorlaufzeit benötigen, so schließen zum Beispiel die Redaktionen der Fachmedien die Themenaufnahme für Messe-Sonderpublikationen bereits Wochen vorher. Doch welche Vorbereitungszeit sollte eingeplant werden? Welche PR-Maßnahmen im Vorfeld sind realistisch?

Zeitplanung für PR und Pressearbeit im Vorfeld einer großen Messe:

Wann starten? Das ist schon mal eine Kernfrage, wenn es auf so einen fixen Termin wie eine Messe zugeht. Wie auch die gesamte Messeplanung sollte die PR-Planung sechs bis neun Monate vor der Ausstellung beginnen.

Neun Monate vor der Messe: Mit der Anmeldung erfährst Du bereits, welche Möglichkeiten der Unternehmensdarstellung es auf der Messe-Website, im Katalog oder in der begleitenden Messe-Zeitung gibt. Auch ein Vortrag auf der begleitenden Fachkonferenz oder eine eigene Pressekonferenz sind jetzt zu überlegen – kümmere Dich frühzeitig um diese beliebten PR-Optionen! Schon mit der Standplanung kannst Du Dir außerdem Gedanken machen, ob Du Journalisten einen besonderen Bereich zum „Journalisten-Talk“ zur Verfügung stellen willst. Plane dafür eine ruhige Ecke ein, in der konzentrierte und ungestörte Gespräche möglich sind. Außerdem ist es immer noch ratsam ein paar gedruckte oder elektronische Pressemappen vorrätig zu haben. Diese sollten in Fächern liegen, auf die nicht jeder vorbeigehende Besucher unmittelbar Zugriff hat, während übrige Broschüren und Produkt-Flyer prominenter ausliegen dürfen. Soll der Messe-Auftritt mit Social Media begleitet werden? Dann ist jetzt der Zeitpunkt, um dafür einige Ziele zu definieren, eine Strategie auszuarbeiten und ein Team zusammenzustellen.

Sechs Monate vor der Messe: Die Fachmedien planen frühzeitig, welche Sonderhefte sie vor, während und nach dem Event herausgeben. In den Mediaplänen sind diese inklusive der Redaktionsschlüsse einzusehen, und im persönlichen Gespräch mit Redakteuren lassen sich frühzeitig Interessen und Themengebiete abstecken, zu denen Du einen Gastbeitrag vorschlagen oder eine Messe-Pressemeldung einreichen kannst. Doch Vorsicht: Der Kontakt mit Redaktionen will gelernt sein. Journalisten benötigen klare Themenvorschläge, gehaltvolles Material (Neuigkeitswert) und auch einen Mehrwert für ihre Leser. Wer Social Media-Aktivitäten plant, sollte jetzt anfangen zu twittern, die Facebook-Community anzusprechen oder erste Einblicke über die Messeneuheiten bei LinkedIn geben. Thematisch darf es jetzt schon richtig an die Inhalte gehen, die Besucher an Eurem Stand erwarten.

Drei Monate vor der Messe: Journalisten gehen nun in die heiße Phase der Vorbereitung: Sie checken die Themen im Markt, planen ihre Sonderhefte und ihre eigenen Besuchstage während der Ausstellung. Sie sollten also jetzt mit Material versorgt werden: Bereite Deine Pressemeldung vor, die alle Neuheiten enthält, die Dein Unternehmen auf der Messe präsentieren wird. Technische Details oder Anwender-Informationen sind hierbei wichtig. Auch Kunden kannst Du jetzt informieren per Mailing oder Newsletter. Auf Deiner Homepage sollte sich jetzt sichtbar ein Messe-Hinweis befinden, der idealerweise auch mit der Aufforderung zum persönlichen Gespräch verknüpft ist. Journalisten kannst Du auf den Presseseiten separat mit Informationen versorgen.

Sechs Wochen vor der Messe: Schicke sechs bis acht Wochen vor dem Event die Messe-Pressemitteilung an einen breiten, aber natürlich relevanten Verteiler. An der Vorberichterstattung erkennst Du, welche Medien sich für Deine Themen interessieren und kannst ggf. weitere Informationen, Statements oder (Bewegt-)Bildmaterial dort anbieten. Lege Deine Pressemappe an, die vom Unternehmensprofil über die Messe-PM bis hin zu detaillierten Produktinformationen Einiges enthalten darf. Du kannst auch darstellen, wie  Deine bisherigen Produkte in der Anwendung funktionieren: Konkrete Beispiele und Referenzen sind für Journalisten äußerst relevant. Pressemappen sollten digital und im Printformat gestellt werden. Auch eine Dropbox oder ein Passwort-geschützter Bereich auf Eurer Website eignen sich für das Ablegen von Pressematerial. Lade außerdem eine ausgewählte Gruppe – Deine Key-Journalisten – schriftlich per Mail ein, Dein Unternehmen auf der Messe zu besuchen. Ob es eine Pressekonferenz im Pressezentrum, ein geführter Rundgang mit Fragerunde am Stand oder Einzel-Interviews sind – der Kontakt mit Medien sollte individuell und gezielt vorbereitet werden. Empfehlenswert ist es jetzt auch, zu prüfen, ob Online-Medien live von der Messe berichten und auf der Suche nach Interviewpartnern sind. Kurze Videos sind gute PR, die jedes Unternehmen auch selbst für sich nutzen und teilen kann. Das vorbereitete Bild- und Bewegtbild-Material kann hier ebenfalls zum Einsatz kommen.

Hat die Messe erst einmal begonnen, läuft alles wie von selbst – WENN die Vorbereitung gut war! Sammle fleißig die Kontakte der Journalisten ein, die an den Stand kommen und notiere ihre Interessenfelder. Oft ergibt sich hier eine Möglichkeit, Beiträge oder Interviews für ein Fachmedium im weiteren Jahresverlauf zu besprechen. Insgesamt gilt: Mit der persönlichen Begegnung auf einer Messe werden Journalistenkontakte gefestigt, es entsteht ein besseres Verständnis für ein Medium und sein Redaktionskonzept und die Zusammenarbeit ist anschließend (meistens) vertrauensvoller als vorher. Füttere natürlich während der Messe auch weiterhin die Social-Media-Kanäle, jetzt kommen Bilder und Videos vom Geschehen besonders gut zum Einsatz.

Messe-PR: Eine kurze Checkliste

PR-Möglichkeiten bei Anmeldung:

  • Ausstellerverzeichnis
  • Messekatalog
  • Teilnahme Fachkonferenz / Sponsoring
  • Messe-Zeitung

Standgestaltung:

  • Ecke für Pressegespräche
  • Fächer für Pressematerial

Presseaktivitäten:

  • Pressekonferenz
  • Presserundgang am Stand
  • Einzelgespräche
  • Pressemappe print und digital
  • Pressemitteilung und Gastbeiträge
  • Vor- und Nachberichterstattung
  • Nachbereitung der Journalistenkontakte

Social Media-Aktivitäten:

Website:

  • Terminhinweis auf Homepage
  • Möglichkeit zur Kontaktaufnahme
  • Presseseiten aktualisieren
  • Nachbericht mit Bildmaterial

Nachbereitung:

  • Kunden-Leads generieren
  • Pressekontakte nachhalten

 

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