Hybride Arbeitsmodelle sind anspruchsvoll

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Monaten stark verändert – hybride Arbeitsmodelle setzen sich durch. Ein 100-prozentiges Comeback zum klassischen Büroarbeitsplatz wird es für die meisten Unternehmen nicht geben – auch, weil die Angestellten es nicht mehr wollen.

Das zeigen auch die Ergebnisse der jüngsten Studie des Meinungsforschungsinstituts Kantar im Auftrag der Kollaborationsplattform Slack: 73 Prozent der rund 2.000 Befragten wollen nicht mehr täglich im Büro arbeiten.

Hybride Arbeitsmodelle erfordern nicht nur die richtige technische Ausstattung, sondern stellen auch neue Anforderungen an die Interne Kommunikation. Wichtig ist:

• agile Kommunikationsstrukturen (über Video, Chat) mit traditionellen Strukturen (persönliche Gespräche, Aushänge) zusammenzubringen mit möglichst wenig Informationsverlust,
• intensiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten mit dem Verzicht auf ein „zuviel“,
• dass das Top-Management aktiv begleitet, und Interne Kommunikation nicht nur Aufgabe der Kommunikations-/HR-Abteilungen ist.

Pandemie führte zu abrupter Veränderung

Der in den letzten Monaten vollzogene Transformationsprozess der Arbeitsweisen stellte und stellt an Mitarbeiter und Führungsspitzen große Herausforderungen. Die Schnelle der Veränderung (Mitarbeiter wurden von einem auf den anderen Tag ins Homeoffice geschickt) und die Wahrnehmung einer von vielen noch nie erfahrenen Pandemie hat zu einem Veränderungsprozess geführt, der abrupt und ohne Phasen ablief. Dadurch entstand für viele eine langanhaltende Anstrengung und Unsicherheit (und sie hält immer noch an).

Die entscheidende Rolle der Internen Kommunikation

Der Internen Kommunikation kommt in Veränderungssituationen immer eine entscheidende Rolle zu: Sie sorgt für Sicherheit und Stabilität und gibt den Rahmen. In komplexen Veränderungssituationen wächst ihre Bedeutung umso mehr. Denn:

• mit intensiver Kommunikation und Zusammenarbeit lassen sich gemeinsam Antworten auf komplexe Fragestellungen entwickeln. Den Kommunikationsverantwortlichen in Unternehmen kommt in Zusammenarbeit mit HR die Aufgabe zu, diese vernetzte Zusammenarbeit zu fördern. Dabei geht es nicht nur um die Wahl der richtigen technischen (Collaboration) Tools. Es geht auch darum, passende Kommunikationsformen zu ermöglichen (z.B. Schaffen von Arbeitsteams, Regelung der Kommunikationsart) und Mindset-Faktoren zu berücksichtigen.
• Interne Kommunikation kann fortlaufend und zielgruppenfokussiert das aktuelle Veränderungsgeschehen begleiten und die Stakeholder (Mitarbeiter, aber auch Kunden und Partner) informieren: Update-Mails der Geschäftsführung oder Fachabteilungen oder interaktive Formate mit Dialogmöglichkeiten für die Mitarbeiter, wie es zum Beispiel das Social Intranet ermöglicht.
• Interne Kommunikation ermöglicht das kritische Hinterfragen und Überprüfen festgelegter Handlungsweisen. Sind die virtuellen Abstimmungsformate in Anzahl und Ausgestaltung noch zielführend? Reichen die festgelegten Informationskanäle aus, um den Teams ausreichend über das Veränderungsgeschehen zu berichten? Interne Kommunikation ebnet den Boden für agile Strukturen.

Top-Management ist Gestalter, Begleiter und Lernender

Das Managen von Change-Situationen ist dabei immer Kernaufgabe der Unternehmensführung. Sie muss in die kommunikative Bewältigung des Veränderungsprozesses aktiv involviert sein: als Gestalter, Begleiter und Lernender (auch sie darf Fehler machen). Die digitalen Kommunikationskanäle machen es dem Top-Management einfacher, transparent, schnell und unmittelbar zu kommunizieren. Authentizität und Ehrlichkeit sind dabei wichtige Erfolgsfaktoren. Gleichzeitig sind die Führungskräfte gefordert, teamorientiert zu arbeiten, aktiv zuzuhören und bewusst auf Ideen sowie fremde und eigene Emotionen einzugehen. Sie sind Moderator und nicht Entscheider, der als einsamer Wolf Top-Down-Entscheidungen trifft.