Ein Kompass für Personaler
Ein Beitrag von unserer Volontärin Anja Roßburg

Die interne Kommunikation ist ein essentieller Baustein jeder Unternehmenskultur. Gute Mitarbeiterkommunikation motiviert, informiert, zeigt Perspektiven im Unternehmen auf und wirkt schließlich auch nach außen nach: Durch erfolgreichen Dialog mit der Belegschaft wird die Arbeitgebermarke positiv besetzt und nach innen und außen gestärkt. Neben den Kommunikationsexperten trägt auch die Personalabteilung einer Firma maßgeblich zur erfolgreichen Verständigung bei.
Doch worauf kommt es dabei seitens Human Resources (HR) besonders an? Worauf sollten Personaler bei der internen Kommunikation, die nicht ihr Kerngebiet ist, achten? Darüber haben wir ausführlich mit HR-Experte Martin Langen von HR Karma gesprochen – die Essenz unseres Gesprächs haben wir hier zusammengetragen.

Strategische HR-Kommunikation

Personaler durchdenken ihre Kommunikation oft gar nicht so sehr – ihre Spezialisierung liegt in vielen Bereichen, und Kommunikation ist nur ein Teil ihres breiten Spektrums. So ist das Informationsverhalten von HR-Experten häufig nicht strategisch und läuft möglicherweise ins Leere. Eine der wichtigsten Aufgaben zu Beginn ist deshalb das Erarbeiten einer internen Kommunikationsstrategie. Obwohl Kommunikatoren und Personalverantwortliche in vielen Unternehmen kaum gemeinsame Schnittstellen haben, ist es wichtig, dass beide Seiten eng zusammenarbeiten. So können sie sich:

  •  Ziele setzen
  • Zielgruppen definieren
  • Kernbotschaften formulieren
  • und schließlich verschiedene Maßnahmen der internen und externen Kommunikation aufsetzen und steuern.

Die Kommunikation mit Mitarbeitern sollte immer in solch eine Gesamtstrategie eingebettet werden. Nur wenn Unternehmen nach einer klaren Linie mit ihren Mitarbeitern umgehen, werden sie auch die Vorteile von interner Kommunikation nutzen: Sie zeigen Mitarbeitern ihre Wertschätzung, schaffen Identifikation und stärken ihre „Employer Brand“.

Kommunikation relevanter Inhalte

Geht es an den Content für Mitarbeiterkommunikation, macht sich bei PR- und HR-Fachleuten häufig Unsicherheit breit: Was hat HR zu sagen? Und was wollen die Leute überhaupt hören? Nicht selten fühlen sich Angestellte entweder zu wenig oder zu viel informiert. Gerade in der heutigen Zeit haben sie sowieso schon das Gefühl, die tägliche Informationsflut nicht bewältigen zu können. Was man zur Erleichterung beachten sollte: Kommunikation sollte nie wahllos sein. Das PR-/HR-Team wählt die für Mitarbeiter wirklich relevanten Aspekte aus und übermittelt diese zu einem passenden Zeitpunkt, z. B. wenn es einen aktuellen Anlass im Unternehmen für das bestimmte Thema gibt, oder wenn auf eine vorhergehende Information eine neue ergänzend aufgebaut wird. Das Kunststück ist also, die Informationen an die Belegschaft in einen größeren und sinnvollen Zusammenhang zu stellen. So können Mitarbeiter diese eine Botschaft besser verstehen und einordnen.

Die passenden Kanäle finden

Der zentrale Entscheider für HR-Kommunikation ist die Personalabteilung. Gleichwohl liegt die Verantwortung für Veröffentlichungen – etwa Mitarbeitermagazine, Unternehmenswebsite oder Stellenanzeigen – zu einem großen Teil im Bereich der Unternehmenskommunikation. Auch deshalb müssen beide Bereiche eng zusammenarbeiten: So setzen sie die Inhalte der Mitarbeiteransprache nachhaltig um und verankern sie sinnvoll in der Unternehmenskommunikation.
Die gewählten Kommunikationsmittel sollten sich nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Zielen richten. Was soll kommuniziert werden? Sollen nur Informationen gegeben oder ein Dialog angeregt werden? Auch die richtige Sprache entscheidet, denn Mitarbeiter müssen das Kommunizierte auch verstehen. Ein Klassiker: Personaler verschicken einen Newsletter im Business-Deutsch mit vielen Fremdwörtern. Viele Angestellte, etwa die Arbeiter in der Produktionshalle, können mit dieser Sprache jedoch nichts anfangen und die Informationen kommen nicht an. Mit einem Mix an Kanälen und kreativen Inhalten gelingt es, alle Beteiligten zu erreichen.

Vier Beispiele für Kanäle der internen Kommunikation:

  • Newsletter: Gerade allgemeine Informationen lassen sich per Newsletter gut vermitteln. Wichtig ist auch, über die gegebenen Informationen in einen Dialog zu treten. Einiges greifen Vorgesetzte oder Team-Leiter eventuell noch einmal in Gesprächen auf oder bringen es in Diskussionen ein. Anderes ist auch bewusst für eine One-Way-Kommunikation gedacht und soll einfach nur als Info an alle oder ausgewählte Mitarbeiter gehen.
  • Mitarbeiterzeitung: Hier können Informationen oder News über das Unternehmen an die Belegschaft herangetragen werden. In einer modernen und sympathischen Aufmachung stärkt die Mitarbeiterzeitung das Wir-Gefühl im Unternehmen, sie kann unterhalten oder Einblicke geben in Projekte und Bereiche. ImIdealfall ist das Mitarbeitermagazin also ein Zeichen der Wertschätzung und steigert so auch die Mitarbeitermotivation.
  • Intranet: In vielen Unternehmen ist diese Plattform oft noch statisch und nicht besonders interaktiv. Zunehmend setzen aber Firmen auch auf das Social Intranet. Dieses eignet sich besser für den Austausch, bringt mehr Dynamik mit sich und animiert zum Dialog.
  • Mitarbeiter-Blog: Ein Blog, der auch von Mitarbeitern gefüllt werden darf, signalisiert Vertrauen: Niemand bekommt einen Maulkorb, jeder darf aus seinem Arbeitsalltag erzählen und Impulsgeber sein – funktioniert intern oder auch extern.

Kommunikation in Krisenzeiten

Veränderungen im Unternehmen (Fusionen, strategische Neuorientierung) oder gar Krisensituationen wie Stellenabbau oder Restrukturierungen stellen Personaler schon in ihren Kernaufgaben vor große Herausforderungen. Umso schwieriger wird ihre Rolle in der internen Kommunikation. Wie ehrlich und offen kann oder darf die HR-Abteilung sein und mit welchen Konsequenzen? Hier ist es wichtig, die Mitarbeiter nicht im Unklaren zu lassen, sondern nach einem klaren Fahrplan die gesamte Belegschaft zu informieren.

Ein weiterer wichtiger Knackpunkt: Den richtigen Zeitpunkt finden. Oft kommunizieren Personaler Veränderungen zu spät. In den meisten Fällen will das Personalmanagement erst kommunizieren, wenn alle anderen Aspekte einer Veränderung in trockenen Tüchern sind. Dadurch wird die Belegschaft aber oft vor vollendete Tatsachen gestellt, fühlt sich nicht mitgenommen, geschweige denn einbezogen. Kommuniziert das Personalmanagement dagegen zu früh – beispielsweise, wenn das weitere Vorgehen noch unklar ist – verunsichert das Mitarbeiter. Spekulationen durch den berühmten Flurfunk sind dann vorprogrammiert. Dies zeigt: Die Herausforderung ist groß, Fingerspitzengefühl und eine klare Absprache und Planung mit der Kommunikationsabteilung sind notwendig. In Change-Prozessen ist es immer wichtig, kontinuierlich zu informieren und Mitarbeiter über den aktuellen Stand und Vorgehensweisen auf dem Laufenden zu halten. Das trägt maßgeblich dazu bei, Ängste abzubauen und dem Entstehen von Gerüchten vorzubeugen.

Mit guter Kommunikation Mitarbeiter gewinnen

Eine gute interne Unternehmenskommunikation trägt zu guter Letzt auch zu einer positiven Außenwirkung bei, denn je besser der Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern kommuniziert, desto stärker wird die Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen. Darüber hinaus können Angestellte die Arbeitgebermarke nach außen stärken, indem sie über ihre positiven Erfahrungen im Unternehmen berichten. Wichtig dabei ist: Die Employer Brand sollte stimmig sein. Mitarbeiter gleichen das, was kommuniziert wird, mit der Realität im Unternehmen ab. Läuft es am eigenen Arbeitsplatz oder in der eigenen Abteilung wirklich so, wie es zuvor mitgeteilt wurde? Erklärt ein Unternehmen beispielsweise „Wir sind eine Grüne Company“, sollte dies nicht nur nach innen und außen kommuniziert werden, sondern auch an Programme oder Aktionen gekoppelt sein. Erleben die Mitarbeiter das kommunizierte Bild selbst, bestätigen und bestärken sie dieses auch nach außen.

Weitere interessante Links zum Thema finden Sie hier:
https://www.springerprofessional.de/interne-kommunikation/fuehrungsqualitaet/kommunikation-auf-augenhoehe-statt-top-down/16392134
https://insights.staffbase.com/blog-de/alle-mitarbeiter-erreichen-das-sind-die-wichtigsten-8-kanale

Ein Gedanke zu “Interne Kommunikation und Personalarbeit – ein Feld mit vielen Stolpersteinen

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